Wenn es klemmt: So lassen sich Leistungsstörungen zwischen Asset und Property Management beheben
In Teil 1 dieser Serie haben wir dargelegt, wie wichtig eine saubere Datenbasis und klar geregelte Prozesse für ein professionelles Immobilienmanagement sind. In diesem Beitrag beleuchten wir Situationen, in denen diese wichtige Basis nicht solide ist.
In den Anfängen erkannt, sind diese Situationen gut lösbar. Bleiben Probleme jedoch länger ungelöst, summieren sich einzelne Themen zu einer komplexen Gesamtlage, die nur noch schwer aufzulösen ist und das operative Geschäft stark belastet. Solche Situationen bergen einen nicht unerheblichen Zündstoff. Der Asset Manager erwartet Korrekturen, der Property Manager verweist unter Umständen auf Zusatzaufwand oder das Leistungsverzeichnis und währenddessen steigt der Druck im Bestand.
1. Ursachenanalyse: Zwischen Fachlichkeit und Vertragslage
Zunächst gilt: Gerade bei schwierigen Konstellationen ist eine präzise Ursachenanalyse unverzichtbar. Dabei geht es nicht nur um technische oder fachliche Themen, sondern auch um strukturelle und vertragliche Rahmenbedingungen:
• Wurden Leistungen vom Property Manager tatsächlich nicht erbracht – oder nicht so, wie es das Leistungsverzeichnis vorsieht?
• Gibt/ gab es Lücken im Übergabeprozess (z. B. nach Ankauf)?
• Wurde zu Beginn des Mandats versäumt, klare Prioritäten, Qualitätsstandards oder Erwartungen zu kommunizieren?
Gerade wenn sich Diskussionen um „Vertrag vs. Erwartung“ drehen, ist es wichtig, beides nebeneinanderzulegen: Was wurde vereinbart – und was wird aktuell gebraucht?
2. Sackgasse Leistungsverzeichnis: Wenn Tagesgeschäft und Aufräumarbeiten kollidieren
In vielen Fällen treffen Asset Manager mit berechtigten Anforderungen auf einen formell nachvollziehbaren Einwand des Property Managers: „Das ist im Leistungsverzeichnis so nicht vorgesehen.“ Tatsächlich enthalten die meisten PM-Verträge klar definierte Leistungen – ergänzt um den Grundsatz, dass die Leistungserbringung mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zu erfolgen hat.
Doch genau hier beginnt die praktische Herausforderung: Häufig betreibt der Property Manager die Immobilie formal korrekt – doch strukturelle Lücken, etwa unvollständig gepflegte Mietverträge, fehlende Fristen oder unklare Betriebskostenkonten, sind nicht selten das Ergebnis unterlassener oder nachlässiger Arbeiten in der Vergangenheit.
Aus Sicht des Asset Managements ist klar: Was jetzt aufgearbeitet werden muss, wurde eigentlich schon längst geschuldet. Es handelt sich also nicht um eine „Zusatzleistung“, sondern um eine verspätete Erfüllung des ursprünglichen Auftrags.
Der Property Manager wiederum sieht sich oft in der Defensive: Er verweist darauf, dass die Versäumnisse schwer nachweisbar seien, etwa weil Übergabeunterlagen unvollständig waren oder die Datenqualität schon beim Mandatsbeginn nicht ausreichend war. Gleichzeitig fehlt im laufenden Tagesgeschäft die Kapazität, um die aufgelaufenen Mängel systematisch zu beheben.
Die Folge ist ein klassisches Patt:
• Das Asset Management verlangt berechtigt die Nacharbeit,
• der Property Manager sieht sich außerstande, sie ohne zusätzliche Kapazitäten zu leisten,
• und die Diskussion dreht sich im Kreis – um Zuständigkeiten, Pflichten und Formulierungen im Vertrag.
Hier kann es helfen, wenn sich beide Seiten einen Schritt heraus aus der reinen Vertragslogik hin zu einer pragmatischen Lösung bewegen und operative Notwendigkeit und wirtschaftliche Machbarkeit zusammenbringen.
Das kann z. B. bedeuten:
• Eine gemeinsame Priorisierung, welche Lücken zwingend zeitnah zu schließen sind,
• eine temporäre Zusatzbeauftragung oder Projektstruktur zur Abarbeitung,
• oder – in Ausnahmefällen – eine externe Unterstützung durch Dritte, wenn intern keine Kapazitäten verfügbar sind.
Wichtig ist dabei: Die Schuldfrage sollte nicht im Vordergrund stehen. Viel wichtiger ist die gemeinsame Verantwortung für die Zukunftsfähigkeit des Bestands und die Bereitschaft, aus strukturellen Schwächen konkrete Verbesserungen abzuleiten.
3. Sofortmaßnahmen zur Schadensbegrenzung
Wenn es brennt, sollte nicht darüber gestritten werden, wer den Feuerlöscher trägt. In der Praxis heißt das: Auch wenn bestimmte Aufgaben nicht im PM-Mandat enthalten sind oder nicht ausreichend bearbeitet wurden, müssen sie möglicherweise trotzdem erledigt werden – etwa durch:
• interne Projektteams (z. B. aus dem Controlling oder der Rechtsabteilung),
• externe Unterstützung (Interims-PM, technische Dienstleister),
• temporäre Task Forces für Aufarbeitung von Daten, Fristen oder Abrechnungen.
Das Asset Management ist hier gefragt, Verantwortung zu übernehmen, strategisch, aber auch operativ, wenn es nötig ist. Diese Maßnahmen dürfen aber nicht dazu führen, dass sich operative Verantwortung dauerhaft auf das Asset Management oder andere Einheiten verlagert. Vielmehr geht es darum, akuten Schaden abzuwenden und nicht um eine Entlastung des Property Managements von seiner Grundverantwortung.
Deshalb empfehlen wir:
• Sofortmaßnahmen transparent dokumentieren,
• verursachende Faktoren klar benennen,
• und im Nachgang strukturelle Konsequenzen ableiten, z.B. Nachschulung, Anpassung der Schnittstellen oder ggf. auch eine Neuvergabe des Mandats.
4. Kommunikation als Knackpunkt
Festgefahrene Situationen haben immer auch eine kommunikative Dimension: Misstrauen, Frustration, verhärtete Rollenbilder. Wenn keiner mehr „den ersten Schritt“ machen will, ist ein externer Blick oder ein moderierter Austausch oft der einzige Weg zurück in die Kooperation.
5. Nach der Krise ist vor der Strukturreform
Sobald die akuten Probleme gelöst sind, sollte der Blick nach vorne gehen: Was muss sich ändern, damit so eine Situation nicht erneut entsteht?
Typische Hebel sind:
• Anpassung des Leistungsverzeichnisses an aktuelle Anforderungen,
• Einführung von Eskalations- und Abstimmungsmechanismen,
• regelmäßige Review-Formate, in denen beide Seiten offen sprechen können,
• standardisierte Onboarding-Prozesse bei Mandatswechseln oder neuen Objekten.
Fazit: Vielleicht gibt keine einfache Lösung – aber es gibt Wege heraus
Leistungsstörungen im Zusammenspiel zwischen Asset und Property Management sind oft mehr als bloße Fehlleistungen. Sie spiegeln strukturelle Defizite, Kommunikationsprobleme und manchmal unrealistische Erwartungen. Aber: Auch schwierige Situationen lassen sich lösen. Wer professionell analysiert, pragmatisch priorisiert und offen in den Dialog geht, schafft nicht nur Lösungen, sondern auch Vertrauen für die Zukunft.
Sprechen Sie uns gerne an – wir unterstützen Sie dabei, auch in komplexen Situationen den Überblick zu behalten und gemeinsam mit Ihren Partnern tragfähige Lösungen zu finden.
