Eine entscheidende Grundlage für wirksames Asset Management
In der Praxis zeigt sich immer wieder: Die Qualität der im Property Management gepflegten Daten ist DIE wichtige Basis für ein erfolgreiches Management des Immobilienbestandes. Eine zuverlässige Datenbasis bildet die Grundlage für eine effektive Steuerung, für transparente Kommunikation mit Investoren und letztlich für den nachhaltigen Erfolg der Immobilie.
Mietverträge als Fundament: Genauigkeit von Anfang an
Den Ausgangspunkt bildet stets der Mietvertrag. Nur wenn dieser vollständig und korrekt in das ERP-System übertragen wird, können Fristen, Wertsicherungsklauseln und individuelle Vereinbarungen zuverlässig überwacht werden. Fehler oder Lücken in diesem Prozess führen häufig zu vermeidbaren wirtschaftlichen Nachteilen:
• Mietsteigerungspotenziale aus Wertsicherungsklauseln bleiben ungenutzt,
• die Verhandlungsposition gegenüber Bestandsmietern wird geschwächt,
• Fristen werden übersehen, was zu wirtschaftlichen Nachteilen und rechtlichen Risiken führen kann.
Nebenkostenregelungen und Reporting: Transparenz braucht Struktur
Ebenso relevant ist eine saubere Erfassung der mietvertraglichen Regelungen zu Betriebskosten. Nur bei klarer Zuordnung und Abstimmung mit der Buchhaltung ist eine zeitnahe und korrekte Nebenkostenabrechnung möglich – ein nicht zu unterschätzender Faktor für die Mieterzufriedenheit und für das Liquiditätsmanagement. Auch das unterjährige Reporting sowie eine belastbare Prognose der Umlagefähigkeit setzen eine hohe Datenqualität voraus.
Transaktionsrelevanz: Datenqualität als Verkaufsargument
Kommt es zu einem Verkauf, etwa im Rahmen eines Portfolio-Exits, sind vollständige und gut strukturierte Daten eine der wichtigsten Voraussetzungen für einen reibungslosen Transaktionsprozess. Unvollständige Unterlagen, unklare Kontierungen oder chaotische Mieterkonten können in Due-Diligence-Prozessen zu Verzögerungen und Preisabschlägen führen.
Unser Rat: Steuerung beginnt mit Klarheit über Prozesse und Zuständigkeiten
Nun könnte man meinen, das sei alles ein alter Hut, längst bekannt und in der heutigen Zeit mit immer besseren Systemen und Tools gar kein Thema mehr. Die Realität, auf die wir in unseren Mandaten treffen, sieht häufig ganz anders aus: Fehlende Unterlagen, chaotische Mieterkonten, nicht oder lückenhaft gepflegte Daten und Fristen, Rechnungschaos, usw. In der Regel scheitert die Steuerung des Property Managements nicht an fehlender Bereitschaft – sondern an unklaren Schnittstellen und Erwartungen.
Daher empfehlen wir, schon zu Beginn des Mandats gemeinsam mit dem Property Manager zu definieren:
• wie das Set-up einer neuen Immobilie oder eines Portfolios strukturiert erfolgt,
• wer für welche Daten und Prozesse verantwortlich ist,
• und in welchem Format und Turnus die Kommunikation erfolgen soll.
Regelmäßige Abstimmungen, idealerweise unter Einbindung der operativen Ebenen, helfen dabei, frühzeitig Optimierungspotenziale zu erkennen und die Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern.
Unser Fazit
Gute Datenqualität ist kein Nice-to-have, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor für professionelles Asset Management. Wer hier sauber arbeitet, profitiert mehrfach: durch Effizienz, Transparenz – und letztlich durch bessere Ergebnisse.
Sprechen Sie uns gerne an – wir unterstützen Sie mit unserer Erfahrung und dem Blick fürs Wesentliche.
